電子標書是指能夠取代紙制標書，且與紙制標書具有同等功能和法律效力的標書電子文件。電子標書公司出的標書要想能夠完全取代紙制標書。
很多人習慣將供評標軟件使用的數據稱為“電子標書”，但是這種數據文件還沒有達到真正意義上的電子標書。電子標書制作方便快捷，標書電子文件須具備以下特點：
1.兼容性：因為標書制作的軟件多種多樣，包括各種預算軟件、施工組織設計軟件，還有各種圖形軟件，文檔編輯軟件等等。紙制標書都能夠通過打印機打印成物理紙張，那么，電子標書也應該通過某種技術轉換成可以像物理紙張那樣可讀的電子文件格式，且與紙制標書具有相同的外觀表象（清晰美觀、內容一致），而不依賴于這些軟件本身。
2.合法、安全性：紙制標書通過加蓋物理印章和法人代表章（簽字）后即具有法律效力。顯然，電子標書也要求具有同樣的法律效力，這是電子標書能夠存在的前提。另外，電子標書不能輕易被他人修改，保證其安全性。
3.功能符合性：傳統的紙制標書通過各種軟件打印成紙張，簽字蓋章后還有一系列的操作。首先，需要按照目錄順序，分明標、暗標、投標文件等裝訂成冊，然后密封起來。到工程建設交易中心后，要指定人員在場啟封開標，對暗標還要現場設置編號等。那么，電子標書也應具有同樣的功能，符合招標、投標及評標的需要。
